Política y Autorización para el Tratamiento de Datos Personales

Fondo de Empleados Allianz y sus Filiales

NIT 860.006.607-8

• Artículo 1. Objeto

  La presente política tiene como finalidad dar cumplimiento a lo establecido en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, así como establecer los lineamientos y procedimientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y, en general, el tratamiento de los datos personales que sean recolectados, almacenados y gestionados por el FONDO, en el marco de sus actividades institucionales y contractuales.

• Artículo 2. Ámbito de Aplicación

  La presente política se aplica a todos los datos personales que se encuentren en las bases de datos del FONDO y que sean objeto de tratamiento por parte del FONDO, en su calidad de responsable del tratamiento. Esto incluye la información de asociados, empleados, proveedores y terceros con los cuales exista una relación directa o indirecta.

• Artículo 3. Definiciones

  Para efectos de esta política y de conformidad con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

  • Dato personal: Cualquier información que permita identificar, directa o indirectamente, a una persona natural. Esto incluye datos como nombre, cédula, dirección, teléfono, correo electrónico, entre otros. Algunos datos personales son considerados públicos, como los contenidos en el registro civil.

  • Dato sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Por ejemplo, los datos relacionados con la salud, la orientación sexual, las convicciones religiosas o políticas, entre otros.

  • Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. El FONDO cuenta con bases de datos de sus asociados, empleados, proveedores y otros terceros, a los cuales les aplica la presente política.

  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte del FONDO.

  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, modificación, transferencia o supresión.

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el FONDO, dirigida al titular de los datos personales, mediante la cual se informa acerca de la existencia de esta política de tratamiento, su forma de acceso y las finalidades del tratamiento.

  • Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos. En este caso, el responsable es el FONDO DE EMPLEADOS ALLIANZ Y SUS FILIALES.

  • Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable, previa autorización.

• Artículo 4. Principios para el Tratamiento de Datos Personales

  El tratamiento de los datos personales por parte del FONDO se regirá por los siguientes principios, de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012:

  a) Legalidad: El tratamiento de datos personales es una actividad regulada que se sujetará a lo dispuesto en la ley y demás disposiciones aplicables.

  b) Finalidad: Los datos personales serán recolectados y tratados con fines legítimos, específicos, explícitos y previamente informados al titular.

  c) Libertad: El tratamiento solo se realizará con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos no podrán ser obtenidos o divulgados sin autorización, salvo que exista un mandato legal o judicial.

  d) Veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No se permitirá el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

  e) Transparencia: Se garantiza el derecho del titular a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia y tratamiento de sus datos personales.

  f) Acceso y circulación restringida: El tratamiento estará sujeto a límites. Los datos personales no estarán disponibles en medios masivos como internet, salvo que el acceso esté técnicamente controlado y limitado a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

  g) Seguridad: Se adoptarán las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales, y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  h) Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con el FONDO o con cualquiera de sus encargados.

   

• Artículo 5. Derechos de los Titulares

  De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al FONDO, como responsable del tratamiento. Este derecho podrá ejercerse, entre otros, sobre datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.

  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al FONDO, salvo en aquellos casos en los que, según la ley, no sea necesaria la autorización para el tratamiento.

  • Ser informados, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales por parte del FONDO o sus encargados del tratamiento.

  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Esta solicitud procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio determine que el FONDO ha incurrido en conductas contrarias a la ley.

  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la complementen o modifiquen.

  • Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez al mes, o cada vez que existan modificaciones sustanciales a esta política.

• Artículo 6. Deberes del responsable del tratamiento

  El FONDO, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, dará cumplimiento a los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012, especialmente los siguientes:

  a) Garantizar al titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio de su derecho de hábeas data.

  b) Solicitar y conservar la autorización otorgada por el titular para el tratamiento de sus datos, en los casos en que sea requerida por la ley.

  c) Informar de manera clara al titular sobre la finalidad de la recolección de datos personales y los derechos que le asisten.

  d) Conservar la información bajo condiciones de seguridad adecuadas, para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  e) Asegurar que la información suministrada al encargado del tratamiento (cuando aplique) sea veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible.

  f) Actualizar la información, comunicando de manera oportuna al encargado del tratamiento todas las novedades o correcciones necesarias.

  g) Rectificar los datos personales cuando sean inexactos y comunicarlo al encargado del tratamiento, en caso de que aplique.

  h) Suministrar al encargado del tratamiento únicamente datos previamente autorizados por el titular, de acuerdo con lo previsto en la ley.

  i) Exigir al encargado del tratamiento el cumplimiento de las condiciones de seguridad y confidencialidad durante el manejo de los datos.

  j) Tramitar las consultas y reclamos presentados por los titulares en los términos establecidos por la ley.

  k) Informar al encargado del tratamiento cuando una determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado una reclamación y hasta que esta sea resuelta.

  l) Informar al titular, a solicitud de este, sobre el uso dado a sus datos personales.

  m) Reportar a la Superintendencia de Industria y Comercio cualquier incidente de seguridad que afecte los datos personales tratados.

  n) Cumplir con las instrucciones y requerimientos emitidos por la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de protección de datos personales.

• Artículo 7. Finalidades del tratamiento

  Los datos personales recolectados y tratados por el FONDO DE EMPLEADOS ALLIANZ Y SUS FILIALES se utilizarán para las siguientes finalidades, en el marco de sus funciones institucionales, contractuales y legales:

  a) Tramitar la vinculación, permanencia y retiro de los asociados, así como la administración de la relación laboral o contractual con empleados, proveedores y demás terceros.

  b) Administrar y operar productos y servicios ofrecidos por el FONDO, tales como aportes, ahorros, créditos, auxilios, convenios, beneficios y otros programas solidarios.

  c) Cumplir con obligaciones contractuales, legales, tributarias, laborales y regulatorias aplicables.

  d) Realizar estudios de riesgo, control interno, prevención del fraude, cumplimiento normativo y demás análisis necesarios para la correcta operación del FONDO.

  e) Consultar, reportar y actualizar información ante centrales de riesgo, siempre que exista autorización del titular, cuando esta sea requerida.

  f) Gestionar convenios y alianzas con entidades financieras, aseguradoras, proveedores de servicios o aliados comerciales, en beneficio de los asociados.

  g) Enviar información institucional, de bienestar, comercial o promocional, a través de medios físicos, electrónicos o digitales, tales como correo electrónico, mensajes de texto (SMS/MMS), llamadas telefónicas o aplicaciones móviles.

  h) Realizar actividades de capacitación, bienestar, integración y recreación, incluyendo el uso autorizado de la imagen del titular en eventos o piezas institucionales.

  i) Atender requerimientos de autoridades administrativas o judiciales, cuando así se exija por ley.

  j) Realizar encuestas, estudios internos, análisis estadísticos y de satisfacción, con el fin de mejorar los servicios ofrecidos por el FONDO.

• Artículo 8. Autorización del titular

  El tratamiento de datos personales por parte del FONDO requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular, salvo en los casos expresamente autorizados por la ley en los que no se requiere dicha autorización.

  La autorización podrá ser otorgada a través de cualquier medio que permita su consulta posterior, incluyendo:

  • Documentos físicos o digitales firmados por el titular.

  • Grabaciones de voz u otros medios electrónicos.

  • Conductas inequívocas del titular que permitan concluir razonablemente que otorgó su consentimiento.

  En ningún caso el silencio podrá interpretarse como una autorización inequívoca.

  El FONDO conservará prueba suficiente del momento, forma y condiciones en que fue otorgada la autorización por parte del titular, mediante mecanismos físicos, electrónicos o digitales que permitan su verificación.

• Artículo 9. Medidas de seguridad

  El FONDO adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales objeto de tratamiento.

  Estas medidas buscan proteger la información contra el acceso no autorizado o fraudulento, así como evitar su pérdida, adulteración, uso indebido, consulta o modificación no autorizada.

  Las medidas de seguridad serán proporcionales al tipo de dato tratado y al nivel de riesgo asociado, y se actualizarán conforme a los avances tecnológicos y normativos aplicables.

• Artículo 10. Transferencia Internacional de Datos Personales

  De acuerdo con lo establecido en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, el FONDO no transferirá datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección, según los criterios establecidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.

  Esta prohibición no aplica en los siguientes casos:

  a) Cuando el titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.

  b) Cuando se requiera el intercambio de datos de carácter médico, por razones de salud o higiene pública.

  c) En transferencias bancarias o bursátiles conforme a la legislación aplicable.

  d) En el marco de tratados internacionales en los que Colombia sea parte.

  e) Cuando la transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el titular y el responsable del tratamiento, o para la aplicación de medidas precontractuales, con autorización del titular.

  f) Cuando sea legalmente exigida para la salvaguarda del interés público o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

• Artículo 11. Procedimientos para ejercer derechos

  Los titulares de los datos personales podrán ejercer sus derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria de la autorización, de acuerdo con los procedimientos establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Para ello, deberán presentar una solicitud a través de los canales habilitados por el FONDO, cumpliendo con los siguientes lineamientos:

  1. Derecho de Acceso y Consultas

  El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales que reposen en las bases de datos del FONDO, así como la finalidad y condiciones del tratamiento.

  La solicitud será atendida en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del recibo. Si no es posible responder en ese tiempo, se informará al solicitante el motivo del retraso y la fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles adicionales.

  2. Reclamos (Corrección, Actualización o Supresión)

  Cuando el titular considere que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o identifique un presunto incumplimiento de la normativa aplicable, podrá presentar un reclamo que deberá contener:

  • Nombre e identificación del titular.

  • Descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo.

  • Dirección o medio para recibir respuesta.

  • Documentos que se deseen hacer valer.

  Si el reclamo está incompleto, el FONDO podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane los errores. Si transcurren dos (2) meses sin respuesta, se entenderá que ha desistido.

  El reclamo será atendido en un máximo de quince (15) días hábiles. Si no es posible en ese plazo, se informará al titular, y la respuesta deberá emitirse dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes.

  3. Revocatoria de la Autorización

  El titular podrá revocar su autorización total o parcialmente, salvo que exista un deber legal o contractual que lo impida.

  En la solicitud se deberá indicar si se trata de una revocatoria total (para todas las finalidades) o parcial (indicando cuál finalidad se desea revocar).

  4. Supresión de los Datos

  La solicitud de supresión total o parcial de los datos procederá si no existe una obligación legal o contractual que exija conservarlos.

  El FONDO podrá negar la solicitud si la permanencia de los datos en la base está justificada por dichos motivos.

  5. Canales de atención

  Los titulares podrán ejercer sus derechos de consulta, reclamo, actualización, supresión o revocatoria, mediante los siguientes medios:

  • Correo electrónico : servicioalcliente@fondoallianz.com

  • Dirección física : Carrera 13 A No. 29 – 24 Piso 16 Norte, Bogotá D.C.

  • Horario de atención : lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

• Artículo 12. Vigencia y modificaciones

  El FONDO DE EMPLEADOS ALLIANZ Y SUS FILIALES será responsable de garantizar la protección de los datos personales de sus asociados, empleados, proveedores y demás titulares, así como de tramitar las solicitudes y ejercer la atención adecuada para el cumplimiento de los derechos establecidos en esta política.

  La presente política entra en vigor a partir del 01 de Diciembre del 2025, y estará vigente mientras subsista la finalidad para la cual fueron recolectados los datos personales.

  El FONDO podrá modificar esta política en cualquier momento, con el fin de adaptarla a cambios normativos, decisiones de autoridad competente o mejoras en el tratamiento de los datos personales. Toda modificación será comunicada a los titulares a través de los medios que el FONDO considere adecuados.

• Artículo 13. Autorización expresa para el tratamiento de datos personales

  Declaro que el FONDO DE EMPLEADOS ALLIANZ Y SUS FILIALES me ha informado de manera previa, clara, expresa e inequívoca lo siguiente:

  • Que mis datos personales serán tratados únicamente para las finalidades definidas en la Política de Tratamiento de Datos Personales del FONDO, la cual conozco, entiendo y acepto.

  • Que mis datos podrán ser compartidos, transmitidos o transferidos a entidades financieras, aseguradoras, proveedores tecnológicos, aliados comerciales o autoridades competentes, exclusivamente para los fines establecidos en dicha política.

  • Que el tratamiento puede incluir datos sensibles, y en caso de incluir información de menores de edad, el FONDO aplicará las medidas especiales de protección exigidas por la ley.

  • Que puedo ejercer mis derechos de conocer, actualizar, rectificar, suprimir mis datos o revocar esta autorización en cualquier momento, conforme a los procedimientos definidos por el FONDO.

  • Que el FONDO garantiza el cumplimiento de los principios de confidencialidad, seguridad, legalidad, transparencia, libertad y circulación restringida en el tratamiento de mis datos.

• Artículo 14. Declaración y consentimiento

  Por medio del presente documento, otorgo mi consentimiento previo, expreso e informado al FONDO DE EMPLEADOS ALLIANZ Y SUS FILIALES, para que recolecte, almacene, use, procese, comparta, transmita o transfiera mis datos personales, incluyendo los sensibles, con el fin de cumplir con las finalidades descritas en su Política de Tratamiento de Datos Personales.

  Declaro que la información suministrada es veraz y que he sido informado(a) sobre mis derechos como titular de datos personales, conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas aplicables.

  Autorizo al FONDO a realizar el tratamiento de mis datos durante el tiempo que sea necesario para el cumplimiento de dichas finalidades, o hasta que yo revoque expresamente esta autorización.